监理公文编写中的常识性错误与分析
山东恒建工程监理咨询有限公司 王国太
摘要：监理公文记录了监理过程的点滴，是监理档案资料不可或缺的重要组成部分。本文从党政机关公文写作和监理工作的双重角度出发，对监理单位和项目监理机构编写的公文进行了分析，并指出了编写中的常识性错误，旨在引起监理单位和监理人员的重视，提升监理行业形象，进而推进监理人员的职业化进程。
关键词：监理公文编写常识性错误
一名合格的监理人员应具备多项能力，包括专业知识能力、管理协调能力、应急处置能力、风险防控能力、快速学习能力、心理知识能力、思想工作能力、法律知识能力和公文写作能力等等。其中，监理公文写作是监理人员最基本、最常用、最应该掌握的一项技能。因为，在日常监理工作中，大量的工作都是围绕着监理公文来开展的，都是靠监理公文上传下达、贯彻落实的。实践中，往往很多监理人员并不具备这项能力，不能正确理解建设相关各方的关系，不能正确选用公文文种，就不能准确起草文件、传达意图，这给监理工作带来了许多不必要的麻烦。
监理公文是指在监理工作过程中，由监理工程师起草、使用监理机构或监理单位红头文件打印、因履行监理职能而正式向相关各方表达监理主要意图、具有特定效力和规范体式的文书。监理公文是监理档案资料不可或缺的一部分，它记录了监理工作的关键过程、点滴细节。监理公文的准确性和文件质量代表的是监理工作的公正性、严肃性和权威性，也代表的是监理机构的工作质量和监理单位的整体实力，所以监理人员要重视并掌握这项技能。笔者结合从事的岗位工作，接触到了许多不准确、不严谨的监理公文，今从党政机关公文写作和监理工作的双重角度，谈谈自己的观点和看法，仅供监理同仁参考。
1 监理与相关各方之间的关系
很多监理人员、甚至包括工作多年的总监理工程师选错监理公文文种、编印的监理公文不准确，多数是因为没有掌握监理与相关各方之间的关系。
什么是建设工程监理?国家标准《建设工程监理规范》（GB／T50319-2013）中作出了明确规定：工程监理单位受建设单位委托，根据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同，在施工阶段对建设工程质量、进度、造价进行控制，对合同、信息进行管理，对工程建设相关方的关系进行协调，并履行建设工程安全生产管理法定职责的服务活动。同时指出了监理单位应公平、独立、诚信、科学地开展监理工作。
从以上定义我们可以理解出：
（1）工程监理的性质是服务性、科学性、独立性和公正性。
（2）监理工作的前提是接受建设单位的委托，双方订立委托监理合同，合同是监理工作开展的依据之一。所以监理单位与建设单位之间是一种委托与被委托的合同约束关系。
建设单位通过授权招标代理机构，通过发布监理招标公告、资格预审、开标、评标、确定中标候选人等一系列程序，最终选定社会上独立的监理单位，代表建设单位对施工现场进行监督管理。按照国家现行政策，建设单位投资建设的工程项目，与建设单位有直接隶属关系的监理单位是应该回避、不能参加投标的。所以，严格意义来讲，监理单位与建设单位之间是无隶属关系的。
（3）监理单位和施工单位（承建单位）之间并无合同关系，也不存在隶属关系，是一种监理与被监理的关系。
（4）建设单位和施工单位（承建单位）之间存在合同约束关系。严格意义来讲，也不能存在隶属关系。建设单位与施工单位（承建单位）之间与建设工程施工合同有关的联系活动应通过监理单位进行。
（5）监理单位与勘察、设计单位间的关系是协作关系，并无合同关系。严格意义来讲，也不能存在隶属关系。
（6）监理单位与安全、质量监督机构是监督与被监督的关系。安全质量监督机构代表的是建设主管部门，监理单位应接受其监督。
2 监理中常用错的几种公文文种辨析
通过工地检查和调研，笔者发现；监理单位、监理机构编印了很多不准确的公文，也包括部分建设单位下发的公文，直接影响了建设监理执业行为的严肃性。究其原因，主要有以下两点：
（1）建设单位人员不了解国家党政公文条例及标准格式。建设单位在组建项目办时往往是从各省、市、县交通建设主管部门临时抽调业务骨干。这些人熟悉土木工程专业知识，但并不了解、熟悉党政机关公文条例及格式，平时由于职业原因很少起草公文。这类人在此方面存在着知识“盲区”，有可能在公文往来过程中选用了错误的文种，编印了错误的公文，有些建设单位甚至要求监理单位也按其所要求的公文编印格式上报材料。
（2）监理单位、监理机构往往忽视对监理人员进行公文知识方面的培训。很多监理单位、监理机构只看重专业技术培训、职业道德培训，忽视了对监理人员其他方面的培训，导致很多监理人员不想起草文件、不会起草文件、勉强起草的文件问题多多等。
2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》），并于2012年7月1日实施。其中，新《条例》规定了决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种公文文种。我们较常用的是通知、报告、请示、函、通报、纪要等6种文种。下面，笔者对几种常用错的公文文种进行简要辨析。
（1）“通知”。新《条例》定义为：“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。可以看出，“通知”类公文通常是下行文或平行文，是指示、要求下级机关要办的事情。只有在转发平行关系单位的文件时，才是平行文。严格来讲，由于监理单位与建设单位、施工单位之间不能存在隶属关系，所以监理单位与建设单位、施工单位之间公文往来中，一般不应出现“通知”类公文。目前有些工程项目中存在着两级监理机构模式，总监办与某一驻地办有可能出自同一监理单位，为统一起见，总监办与所辖驻地办之间公文往来最好也不要出现“通知”类公文。监理机构部署工作、下达要求时，可用“监理工作提示”、“监理工作指令”或其他专业术语名词等。国标《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）附表中的“监理工程师通知单”的叫法，笔者认为是不准确、不严谨、不科学的，希望在修订中能够引起重视。工作中常见到的错误有关于约见XX监理公司法人代表的通知”、“关于启用XX总监办公章的通知”等。
需引起注意的是，对于召开第一次工地会议，新版《建设工程监理规范》规定：“工程项目开工前，监理人员应参加由建设单位主持召开的第一次工地会议。”建设单位编印会议文件时，使用“函”较为准确，即“关于召开第一次工地会议的函”，函告相关各方有关会议事项。行业标准《公路工程施工监理规范》中规定，应由总监理工程师主持召开第一次工地会议。总监办也应函告各方有关会议事项。
（2）“报告”与“请示”。两者都是上行文，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示批准某一事项，和上级机关有着直接的隶属关系。所以，监理单位、监理机构与建设单位之间往来的公文，一般不出现“报告”与请示”文种。工作中常见到的错误有关于支付延期监理费的请示”、“关于组建XX总监办的报告”、“关于任命XX总监理工程师的报告”等。
（3）“函”。新《条例》定义为“：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。“函”类公文使用的前提是“不相隶属”。既然不相隶属，可以上行、平行、下行，所以“函”使用较为灵活、普遍。“函”可以分为“商洽函”、“问答函”请批函”、“告知函”四大类。需要强调的是“，不相隶属”包括两层意思：一是同一组织系统内的同层级机构，如市财政局与市教育局；企业内各部门之间，如工程管理部与经营投标部。二是不
属于同一组织系统，如市人民政府与省人民政府办公厅、市环保局与XX大学。所以，监理单位、监理机构与建设单位、施工单位之间一般多用“函”来传递公文、表达意图。但需要注意的是，即使是向建设单位请求批准某一事项也应用“函”，建设单位回复应用“复函”。如变更总监理工程师的函、同意变更总监理工程师的复函等。
此外，监理协会、监理单位和监理工程师还要注意，新版国家《党政机关公文处理工作条例》已经取消了公文“主题词”，以后编印监理公文不需要再写主题词了。
3 监理工作中常见“函”类公文典型用法举例
3.1 商洽函
商洽函在监理工作中，常用于向建设单位商量或处理有关事项时使用。在公路交通建设项目中，规定总监理工程师主持召开第一次会议，应将有关会议事项会前告知建设单位。为表尊重，总监办可向建设单位发商请函，就有关会议事项达成一致意见。
示例1：
关于商请第一次工地会议有关事项的函XX项目建设办公室：
目前，项目监理规划及实施细则已编制完成，工程正式施工前的各项准备工作已经就绪，总监办拟定了会议时间、地点、内容及其他事项（附后）。如无不妥，请转告。
盼复。
3.2告知函
告知函，也叫通报函，就是将监理工作中的某一活动、事项、情况告知对方，并不要求对方回复。实际上这类函与知照性通知类似，由于没有隶属关系，所以用“通知”不妥。常见的有：关于启用公章的函、关于组建监理机构的函、关于约见法人代表的函等。
示例2：
关于组建XX第二总监办的函XX项目建设办公室：
我单位于X年X月X日与贵单位签订了委托工程监理合同，按照监理规范与监理合同有关要求，我单位决定组建XX第二总监理工程师办公室，并任命XXX担任第二总监办总监理工程师。进场监理人员名单与分工附后，办公、生活用房及办公、生活设施，交通、通讯设施及测量仪器等到位情况附后。
从组建之日起，立即开展监理工作，并协助贵单位完成施工准备阶段的征地、拆迁、勘察等有关工作。
特此函告。
新版《建设工程监理规范》中规定：监理单位在建设工程监理合同签订后，应及时将项目监理机构的组织形式、人员构成及对总监理工程师的任命书面通知建设单位。其实，“书面通知”一词此处不妥，建议修改为“函告”一词更为准确。
示例3：
关于约见XX监理公司法人代表的函XX监理公司：
由贵公司中标组建的XX驻地监理工程师办公室，经我方多次检查发现，监理人员投入不足，作风漂浮，纪律涣散，不能认真履行监理职责，致使工程多处出现质量问题，进度严重滞后。我方多次催促整改，但截至目前问题依然存在。为此，我方约请贵公司法人代表，于X年X月X日X时到X处报到，就有关问题做出承诺。在规定时间内未按本函执行，我方将采取措施严肃处理。
特此函告。
3.3 请批函
请批函是监理单位向建设单位请求批准有关某一事项的函。因为监理单位与建设单位不相隶属，所以不能用“请示”文种。
常见的有：关于变更总监理工程师的函，关于支付延期监理费的函等。
示例4：
关于变更XX总监理工程师的函XX项目建设办公室：
受贵方委托，我公司对XX实施监理。因总监理工程师XXX工作调动，为加强现场管理，协调各方关系，做好监理工作，经我公司研究决定，现将此项目总监理工程师XXX变更为XXX同志，由XXX同志在此项工程中履行总监理工程师职责，相关证件附后。
请贵方予以支持，盼复。
与此“函”对应的“复函”如下：
关于同意变更XX总监理工程师的复函根据XX工程变更制度的有关要求，由XX监理公司负责监理的XX，原总监XXX因工作调动，变更为XXX为此项目总监理工程师。
经审核，符合变更条件，同意变更，变更后的总监在该工程竣工验收前，不得在其他项目任职。
示例5：
关于支付XX监理费的函XX项目建设办公室：
我公司接受贵方委托监理的XX工程。在监理过程中，我公司严格履行监理职责，认真控制工程质量、进度，公正科学，廉洁自律，确保了工程如期顺利交工。按照监理合同约定，贵方应支付剩余的监理费用：XXXX。
我方开户银行XXXX；账号：XXXX。请批准，盼复。
附件：XX委托监理合同
4 结语
综上所述，监理与相关各方沟通联系时，编发“函”类公文较为科学、严谨、准确，希望能够引起监理人员的重视并进行改正。监理工作过程中来往的大量公文，体现的是监理单位、监理机构的公正性、权威性，监理人员应通盘考虑，仔细思考，谨慎把握，选对文种，编对公文。监理单位今后要重视对监理人员公文写作知识的培训，及时掌握新的公文条例格式，努力提高监理人员自身素质，加快实现监理人员的职业化进程。
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